如何将风险管理纳入会展经理人的程序化工作?

首先，尽管大多数市场经济国家在展会举办过程中没有采取中国式的“审批制”，但展会活动的举办必须取得公安、消防、交通、卫生健康等众多部门的许可，活动组织者只有根据活动内容取得相关部门颁发的执照和许可证以后，活动才能顺利开展。政府部门的这些强有力的监管措施，为展览会期间的安全防范构筑了第一道屏障；
其次，会展中心的设计和建设，应该充分考虑到火灾、盗窃等风险事件的存在，并增加防范功能。如德国慕尼黑展览中心，通过现代化的电子门禁系统可以清楚地记载进出会展中心人员的类别和进出频率，遍布在各个角落的摄像系统可以清楚地观察到展览中心内从事的所有活动，这些设施有力地遏制了偷盗、抢劫等恶性事件的发生，大大提高了展览会的安全系数；
第三，展会组织者在展会期间的风险防范中负有不可推卸的责任，因而必须将风险管理纳入日常的经营管理体系，防患于未然。从国外会展公司的有关做法看，风险管理已经成为会展经理人的程序化工作。在具体的风险管理过程中，大多数公司通过召开风险评估会议、召开现场安全管理会议等措施，集思广益，调动所有涉及安全隐患部门的员工的积极性，共同为风险防范出谋划策，并编制风险防范文件，以利于贯彻执行。最后，保险公司的介入为事后风险的转嫁提供了最后一道“安全屏障”。尽管风险管理的核心思想在于防范，但各种预料不到的风险仍然会时有发生。在这种情况下，如何最大限度地降低当事人的损失呢？保险公司的参与无疑发挥了重大作用。从国外的有关情况看，保险公司不仅为展会组织者提供了被称为“综合责任一般险”的年度保险，而且还针对会展活动的行业特点推出了包含重要人物险、火灾险、洪水险、经营中断险、伤残险等一系列保险产品，大大拓宽了会展活动中各种利益主体的选择空间，为这些利益主体最大限度地减少损失提供了可能。